Personální audit, HR audit

PROČ PROVÁDĚT PERSONÁLNÍ AUDIT?

Mezi významné, moderní a v mnoha ohledech často podceňované nástroje pro zjišťování stavu v řízení a fungování organizací s ohledem na řízení lidských zdrojů a procesů patří personální audit.

V našem pojetí se jedná o systémový a procesní pohled na organizaci.

Jde o komplexní pohled na organizační uspořádání a nastavení  systému řízení, nejen lidských zdrojů, ale celého "organismu" organizace. Tedy procesů, odpovědností, pravomocí, kompetencí, kompetenčního modelu, zastupitelnosti, popisů pracovních pozic, systému hodnocení a ohodnocení zaměstnanců, systému vzdělávání a rozvoje zaměstnanců, motivace a podpory  zaměstnanců k úspěšnému plnění úkolů a pracovních povinností, firemní kultury, vztahů, spokojenosti zaměstnanců, stabilizace, výhod a benefitů, .......

Tedy jde o vnímání organizace ve všech potřebných souvislostech pro optimální fungování s lidmi i technologiemi. Personálním auditem je možné v poměrně krátkém časovém horizontu 2-3 měsíců získat:

1) objektivní odpovědi na fungování všech podstatných procesů v organizaci, jako jsou např.:

1. plnění vizí a strategií,
2. aktuální stav a úroveň řízení a využívání lidských zdrojů - personálního řízení,
3. trendy v kvalitě produktů a v poskytovaných službách, prostor pro zlepšování a motivace,
4. vnímání zákazníka a plnění požadavků, přání a očekávání zákazníků, vnitřních i vnějších,
5. a v neposlední řadě plnění ekonomických a obchodních ukazatelů, předcházení škodám.

2) objektivní zpětnou vazbu o:

1. efektivitě organizační struktury (aktuálnost, vymezení rolí útvarů a jednotlivců),
2. aktuálnosti vymezení rolí a kompetencí - způsobilosti k činností, odpovědností a pravomocí u vybraných skupin vedoucích a zaměstnanců,
3. vnímání a pochopení rolí ze strany zaměstnanců,
4. z hlediska práce personálního/HR útvaru úroveň podpory ze strany technologií - systému ERP, podnikového softwaru a sw aplikací pro personální řízení, dnes včetně AI. :o))

3) zásadní informace o:

1. stavu motivace a angažovanosti zaměstnanců pro organizaci
2. stavu odborné a profesní způsobilosti, jejím skutečném využívání a možnostech dalšího rozvoje zaměstnanců
3. názorech a postojích zaměstnanců

4) důležité informace, které lze obtížně běžnými formami řízení získat, např.:

1. stav a trendy ve firemní kultuře a spokojenosti zaměstnanců, 
2. strukturovaný a ucelený pohled na podstatné problémy v organizaci v souvislostech,
3. prostor a příležitosti ke zlepšení fungování organizace z pohledu externích expertů ("externína očima"),
4. máme jeden nástroj a metodiku, která je velmi validní.

5) nápovědu, v čem začít diskuse a v samotném důsledku i priorit pro realizaci postupných změn v organizaci.

1. strategie postupu a priority, 
2. určitý á časový pohled na efektivní realizaci změn,
3. způsob účelné komunikace změn a zapojení zaměstnanců,

ZÁKLADNÍ VÝZNAM A SMYSL?

 Základní význam a smysl personálního auditu spočívá tedy v tom, že se jedná o systémový a procesní pohled na organizaci, s pozitivním pohledem na možnosti zlepšování fungování organizace a vytváření optimálních podmínek zaměstnancům pro zvládnutí jejich role. Audit je prováděn ve spolupráci se zaměstnanci, tak aby od nich byla získána  co nejobjektivnější zpětná vazba o aktuálním stavu organizace. K tomuto cíli musí být také správně komunikován směrem dovnitř organizace.

ÚSPĚŠNOST?

 Pro úspěšnost personálního auditu platí samozřejmě pro vrcholové vedení organizace některá omezení a podmínky =  vedení musí:

1. rozhodnout o provedení personálního auditu, buď vlastními zdroji nebo pomocí externích specialistů, zejména na základě vlastního rozhodnutí a dle skutečných potřeb,
2. určit rozsah, cíle a prioritní oblasti personálního auditu (ve spolupráci s dodavatelem).,
3. zamezit spojování personálního auditu s konkrétními zaměstnanci a nahradit je systémovým pohledem a upřímnou snahou hledat konkrétní zjištění, problémy, názory, trendy atd., ale i řešení a nastavení změn,
4. umět využít potenciálu zaměstnanců pro změny.

REALIZACE?

Velmi významné místo má v přípravě a při vlastní realizaci personálního auditu:

1. výběr vhodných technik a metodik pro přípravu auditu (dotazník, řízené rozhovory, sběr potřebných informací, analýzy atd.)
2. plán průběhu vlastního personálního auditu (objektivita, nestrannost, přístup, záznamy atd.)
3. objektivita - objektivní vyhodnocování zjištění v rámci personálního auditu (využití vhodných programů nebo software dovoluje podstatně ulehčit a zrychlit zpracovávání získaných údajů a dat „tzv. zjištění”, a zejména je přehledně interpretovat ve srozumitelné podobě a s cílem vyhledávat souvislosti či odhadovat a nebo stanovovat trendy)
4. projednání výsledků personálního auditu a přijetí účinných opatření pro zlepšování se stanoveným okruhem zaměstnanců.

 NÁKLADY?

Vzhledem k přidané hodnotě se jedná o efektivní investici - nabízíme:

1. regionální ceny
2. pohled "externíma očima" a více než 25 let zkušeností,
3. odborný a odpovědný přístup konzultantů - auditorů,
4. bezplatnou analýzu, stanovení rozsahu a priorit auditu pro zpracování nabídky realizace auditu,
5. realizaci tzv. "na klíč"
6. zprávu z auditu s komenářem a prezentaci výsledků auditu vedení zadavatele a stanovenému okruhu zaměstnaců zadavatele.

Dodáváme komplexní zpracování, včetně přípravy managementu ke změnám, (možno rozšířit také o motivační analýzu nebo o návaznost na systém ISO 9001).

Reference na zakázky v oblasti personálních organizačních auditů, které jsme realizovali v posledních letech, uvádíme  na stránce Reference .

Články auditorů  - na odborné téma personálního auditu:

HRNEWS - personální audit

Personální audit